Immer mehr deutsche Arbeitgeber möchten internationale Fachkräfte einstellen. Ein zentraler Schritt im Visumverfahren ist die Einholung der sogenannten Vorabzustimmung bei der Ausländerbehörde. Sie ermöglicht es ausländischen Bewerber*innen, schneller als gewöhnlich ein Arbeitsvisum zu beantragen. Doch selbst erfahrene Arbeitgeber machen häufig Fehler, die den Ablauf verzögern oder sogar zum Scheitern bringen können. In diesem Beitrag zeigen wir die häufigsten Stolpersteine – und wie man sie vermeidet.
1. Unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen
Einer der häufigsten Fehler ist das Einreichen unvollständiger oder fehlerhafter Dokumente. Fehlen wichtige Unterlagen wie z.B. der Arbeitsvertrag, die sogenannte Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis (EzB) inkl. Zusatzblatt A, B, C oder D, eine detaillierte Tätigkeitsbeschreibung oder der Nachweis über die Anerkennung der Berufs- oder Hochschulqualifikation, kann dies zur Ablehnung führen. Auch einfache Fehler wie falsche Namen oder Datumsangaben auf Formularen können das Einreiseverfahren ins Stocken geraten lassen.
2. Nichteinhaltung der Voraussetzungen für die Stelle
Die angebotene Position muss gesetzlichen Vorgaben entsprechen – insbesondere in Bezug auf Gehalt, Qualifikation und Arbeitsbedingungen. Wird zum Beispiel das Mindestgehalt für eine Blaue Karte oder eine vergleichbare ortsübliche Beschäftigung nicht erreicht oder wird eine Tätigkeit angeboten, die eine berufliche Zulassung in Deutschland erfordert, ohne dass diese vorliegt, führt dies zur Ablehnung der Vorabzustimmung.
3. Zeitliche Verzögerungen
Viele Arbeitgeber unterschätzen die Bearbeitungsdauer der verschiedenen Akteure. Für die Einholung der Vorabzustimmung selbst sollte man mindestens 2–3 Wochen einplanen. Hinzu kommt die Zeit für das eigentliche Visumverfahren, das mehrere Wochen oder sogar Monate dauern kann. Wichtig: Die Vorabzustimmung ist nur sechs Monate gültig – wer das Visum in dieser Zeit nicht beantragt, muss den Prozess erneut starten.
4. Fehlende Anerkennung ausländischer Abschlüsse
Die deutsche Bürokratie verlangt die Anerkennung ausländischer Bildungsabschlüsse. Ohne einen entsprechenden Nachweis – z. B. über Anabin (einer Datenbank zur Anerkennung und Bewertung ausländischer Bildungsnachweise) oder die ZAB (Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen, einer Abteilung des Sekretariats der Kultusministerkonferenz, KMK) – kann das Verfahren verzögert oder der Antrag abgelehnt werden. Arbeitgeber sollten dies bereits vor Antragstellung prüfen.
5. Fehlende Abstimmung mit den Behörden
Ein häufiger Grund für Verzögerungen ist die unklare und intransparente Kommunikation zwischen u. a. Arbeitgeber, Ausländerbehörde, Bundesagentur für Arbeit und Anerkennungsstelle. Jeder Beteiligte hat seine eigenen Anforderungen, Erwartungen und Verfahren. Eine enge und klare Abstimmung ist daher unerlässlich.
6. Vernachlässigung der Krankenversicherung
Gültiger Krankenversicherungsschutz ist eine zwingende Voraussetzung für die Einreise nach Deutschland und damit auch für die Erteilung des Visums. Wird dies von der Fachkraft und dem Arbeitgeber übersehen, kann der Antrag scheitern. Eine rechtzeitige Organisation und der Nachweis sollten Teil der Antragsunterlagen sein.
7. Verstöße gegen arbeitsrechtliche Vorgaben
Werden Mitarbeitende beispielsweise als Selbstständige statt als Angestellte gemeldet oder werden Sozialabgaben nicht korrekt abgeführt, führt dies schnell zu Problemen bei der Beschäftigung. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass alle Arbeitsverhältnisse den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
8. Sprachbarrieren
Auch wenn Deutschkenntnisse nicht in jeder Branche Voraussetzung sind, können sie bei bestimmten Visumstypen oder Tätigkeiten dennoch erwartet werden. Fehlende Sprachkenntnisse auf Seiten der Fachkraft können zu Rückfragen oder Problemen bei der Visumerteilung führen.
So lassen sich diese Fehler vermeiden:
- Frühzeitig starten: Planen Sie den gesamten Zeitrahmen inklusive Visumverfahren großzügig!
- Dokumente sorgfältig prüfen: Achten Sie auf Vollständigkeit und Korrektheit!
- Gesetzliche Vorgaben einhalten: Beachten Sie die arbeits- und aufenthaltsrechtlichen Bestimmungen z.B. zum Gehalt zum Arbeitsvertrag und zur Sozialversicherung!
- Anerkennung von Abschlüssen sicherstellen: Prüfen Sie, ob der im Ausland erworbene Berufs- oder Hochschulabschluss in Deutschland anerkannt wird und ob eine Berufsausübungserlaubnis benötigt wird!
- Behördliche Absprachen: Kommunizieren Sie klar und unmissverständlich mit allen Beteiligten!
- Krankenversicherungsschutz einholen: Kümmern Sie sich um eine entsprechende Police!
- Bei Unsicherheiten: Holen Sie sich professionelle Hilfe und fragen Sie jemanden, der sich auskennt!
Quellen
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Auswärtiges Amt. (o. J.-c). Visum zur Arbeitsaufnahme. Deutsche Botschaft Podgorica. https://podgorica.diplo.de/me-de/service/05-visaeinreise/2480478-2480478
Bundesagentur für Arbeit. (o. J.). Vorabzustimmung für ausländische Beschäftigte. https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/fachkraefte-ausland/vorabzustimmung-fuer-auslaendische-beschaeftigte
Bundesagentur für Arbeit. (o. J.). Beschäftigung von Geflüchteten beantragen. https://www.arbeitsagentur.de/unternehmen/arbeitskraefte/gefluechtete-beschaeftigen/beschaeftigung-beantragen
HalloGermany. (2023). Blue Card Visa Application in Germany: A Step-by-Step Guide. https://hallogermany.com/blog/blue-card-visa-application
Jobbatical. (o. J.). Common Mistakes in German Employment Visa Applications. https://www.jobbatical.com/blog/common-mistakes-german-employment-visa-application
LinkedIn. (2023). Common Reasons for Germany Work Visa Rejections. https://www.linkedin.com/pulse/common-reasons-germany-work-visa-rejections-kewvc
